Abschluss eines Enterprise Agreement mit der Microsoft Österreich GmbH 2016 und 2019

Inhaltsverzeichnis

Grunddaten

Beurteilung/
Kategorie
Langtitel Ressort Untergliederung Finanzjahr Inkrafttreten/
Wirksamwerden
Nettoergebnis
in Tsd. €
Vorhabensart
zur Gänze eingetreten: Bündelung Abschluss eines Enterprise Agreement mit der Microsoft Österreich GmbH 2016 und 2019 BMI UG 11 2016 2019 -32.514 Vorhaben gemäß § 58 Abs. 2 BHG 2013

Hintergrund

Beitrag zu Wirkungszielen

Beitrag zu Globalbudget-Maßnahmen

Problemdefinition

Ursprungsvertrag vom 1.4.2016 bis 31.3.2019:

Für die Nutzung von Softwareprodukten der Fa. Microsoft ist das BM.I im Jahre 2013 einem von der BBG ausverhandelten Konzernvertrag beigetreten, welcher per 31.3.2016 ausläuft. Das gesamte EDV-System BAKS (Büroautomations- und Kommunikationssystem) wird mittels der im EA-Vertrag enthaltenen Softwareprodukte betrieben und ständig weiterentwickelt. Die technischen Konzepte (Active Directory, Sharepoint, SQL Server usw.) und die darauf bereitgestellten Dienste und Anwendungen (Beschaffungsworkflow, GIS Dienste, PAD usw.) können nur auf Basis des Enterprise Agreements (EA) kostengünstig und auf aktuellen Standards betrieben werden.
Der aktuelle EA-Vertrag läuft mit 31.3.2016 aus und wäre zu verlängern.
Die BBG führt ein zweistufiges Vergabeverfahren durch, wobei die erste Stufe bereits abgeschlossen ist.
Es wäre nun von Seiten des BM.I die Einleitung der zweiten Stufe mit der Nennung eines verbindlichen Bedarfes
durchzuführen. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen erfolgt auf Basis des Billigstbieterprinzipes der Zuschlag.

Die Arbeitsplätze des BM.I (BAKS-PC's, mBAKS-Notebooks, qualifizierte PC's) sind derzeit zu 100 %
auf Basis einer Devicelizenzierung im EA-Vertrag lizenziert.

Das bedeutet, dass das Gerät nicht aber der Nutzer lizenziert ist. Diese Lizenzierungsvariante ist dort sinnvoll wo ein Gerät durch mehrere Personen genutzt wird bzw. wo Benutzer/innen nur ein Gerät besitzen.

Verwendet ein Nutzer aber mehrere Geräte (BAKS-PC und mBAKS-Notebook, Smartphone) belegt er daher derzeit mehrere vollwertige (teure) Lizenzen im Vertrag. Neben der Devicelizenzierung gibt es auch das Modell der Benutzerlizenzierung.
Dabei wird der Nutzer mit einer Lizenz in den Vertrag aufgenommen, bis zu 5 weitere Geräte und ein Smartphone können dem Nutzer "kostenlos" (eine Lizenz im Profil Benutzerlizenzierung ist pro Jahr um € 60 inkl. USt teurer als im Profil Devicelizenzierung) zugeordnet werden.
Er belegt daher trotz Betrieb mehrerer Geräte nur eine Lizenz im Vertrag.
Weiters ist es erforderlich Smartphones/Tablets – die auf das BM.I-Netzt zugreifen (synchronisieren) – zu lizenzieren.
Diese Geräte sollen im neuen EA-Vertrag ebenfalls im Zuge der "Benutzerlizenzierung" lizenziert werden.
Mit Vertragsabschluss sollen vorerst 1.000 Devicelizenzen in Benutzerlizenzen "umgewandelt" werden und als "Mischvariante" (Profil 1 = Devicelizenzierung, Profil 2 = Benutzerlizenzierung) im EA-Vertrag
betrieben werden.
Es entsteht damit allerdings auch ein administrativer Aufwand, da die bisher "anonymen" 1.000 Devicelizenzen an Benutzer geknüpft werden müssen um z. B. eine Zuteilung weiterer Geräte vornehmen
zu können. In einem neuen Vertrag müssen die Lizenzen daher laufend administriert werden damit ein
Lizenzmanagement im BM.I eingeführt und betrieben werden kann.
Es muss in Zukunft ersichtlich sein ob sich Geräte/Nutzer im Profil 1 oder im Profil 2 befinden damit in Zukunft die Vorteile der neuen Lizenzierungsmodelle genutzt und Planungs- und Beschaffungsvorgänge effektiv und kostengünstig abgewickelt werden können.
Es ist geplant, nach Verarbeitung der 1.000 Lizenzen (Nutzer müssen benannt und in das Profil 2 verschoben werden) entsprechend dem techn. Entwicklungsstand im BM.I (z. B. Status der Smartphones, MDM-Ausstattung) weitere Devicelizenzen in Benutzerlizenzen umzuwandeln.

Der gegenüber dem derzeitigen Vertrag erhöhte Budgetbedarf ergibt sich aus der Mehrausstattung (insbesondere auf Grund der Flüchtlingsproblematik) und einer generellen Preissteigerung bei den Produkten.

Ziel ist damit die IT-Ausstattung des BM.I vertragskonform und kostengünstig zu lizenzieren und eine Unterlizenzierung langfristig zu vermeiden.

Neuvertrag 1.4.2019 bis 31.3.2022

Der bestehende Vertrag läuft mit 31.3.2019 aus, weshalb eine Verlängerung des bestehenden Enterprise Agreements mit einer Laufzeit von 1.4.2019 bis 31.3.2022 beabsichtigt wird um damit die IT-Ausstattung des BM.I weiterhin vertragskonform lizenzieren zu können.

Es handelt sich dabei um eine Verlängerung des bestehenden Vertrages aus dem Jahr 2016, damit die Weiterführung der Anwendungen weiterhin gewährleistet bleibt.

Folgende Faktoren führen zu der Preissteigerung gegenüber dem Jahr 2016:

Die Anzahl der zu lizenzierenden Geräte im Clientbereich ist von zuvor 17.985 Geräte- und 1.000 Benutzerlizenzen (Lizensierung von Mehrfachausstattung), insg. 18.985, auf nunmehr 17.314 sowie 3.090, insg. 20.404, gestiegen. Dies entspricht einer Steigerung von knapp 8 %, was ca. EUR 0,5 Mio. mehr kostet. Weiters wurden von der Fa. Microsoft im November 2018 die Clientpreise um knapp 8 % erhöht, was weitere Mehrkosten von gut EUR 0,5 Mio. pro Jahr verursacht.
Zusätzlich in Verwendung stehende Softwareprodukte (Visio, Project, etc.) kosten rd. EUR 60.000.

Im Serverbereich gibt es nur einen geringfügigen Zuwachs, aufgrund der Preissteigerung durch die Fa. Microsoft von mehr als 14 % ergeben sich Mehrkosten von ca. EUR 140.000.

Die sog. EDU-Lizenzen zur Lizenzierung der SIAK werden ebenfalls in den Neuabschluss des Enterprise Agreements aufgenommen und kosten EUR 250.000.

Erläuterung des Zusammenhangs zwischen dem Vorhaben und mittel- und langfristigen Strategien des Ressorts/ obersten Organs bzw. der Bundesregierung

Das BAKS (Büroautomatisations- und Kommunikationssystem) des BMI gehört zur zentralen IT-Infrastrukur des BMI. Mit den Lizenzen wurde die Betriebsfähigkeit des Personals des Ressorts gewährleistet bzw. wird diese damit aufrecht erhalten.


Ziele (und zugeordnete Maßnahmen)


Finanzielle Auswirkungen des Bundes (Kalkulation)

Ergebnisrechnung

Erwartete und tatsächlich eingetretene finanzielle Auswirkungen

Details (alle Aufwendungen) (nur Aufwendungen gesamt) 2016 2017 2018 2019 2020 Summe
In Tsd. € Plan Ist Δ Plan Ist Δ Plan Ist Δ Plan Ist Δ Plan Ist Δ Plan Ist Δ
Erträge 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Personalaufwand 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Transferaufwand 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Sonstige Aufwendungen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Betrieblicher Sachaufwand 3.781 4.020 239 5.202 5.676 474 5.256 5.609 353 6.326 8.180 1.854 6.278 9.029 2.751 26.843 32.514 5.671
Werkleistungen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Aufwendungen gesamt 3.781 4.020 239 5.202 5.676 474 5.256 5.609 353 6.326 8.180 1.854 6.278 9.029 2.751 26.843 32.514 5.671
Nettoergebnis -3.781 -4.020 -5.202 -5.676 -5.256 -5.609 -6.326 -8.180 -6.278 -9.029 -26.843 -32.514

Beschreibung der finanziellen Auswirkungen

Es handelt sich hier grundsätzlich um eine gebündelte WFA mit Vertragslaufzeiten von 1.4.2016 bis 31.3.2019 und 1.4.2019 bis 31.03.2022. Ergänzung zur Tabelle: Plan 2021 6.278.000 € zu IST 2021 9.105.000 €; ergibt im Jahr 2021 eine Abweichung idHv 2.827.000 €. Gesamtabweichung 2016 - 2021: 8.498.000 €. Anzumerken ist hier auch ein Zusammenhang mit dem Vorhaben "mobile Polizeikommunikation". Im Sinne des § 57 Abs. 1 BHG 2013 wurden die Aufwendungen aus dem Vorhaben "mobile Polizeikommunikation" neben einer eigenen Mitbefassung gem. Vorhabens-Verordnung auch in dieser Wirkungsorientierten Folgenabschätzung dargestellt. Die ordnungsgemäße Lizenzierung für das Vorhaben "mobile Polizeikommunikation" wurde gem. Rolloutplan des Projekts mit 2017 beginnend bis zur Vollausstattung im Jahr 2019 durchgeführt. Auf die Jahre aufgeschlüsselt: 2017: 5.332 iPhone & 2.909 iPad 2018: 20.204 iPhone & 195 iPad 2019: 2.117 iPhone & 26 iPad Die Abweichungen zwischen Plan und Ist ergeben sich u.a. aufgrund von Nachlizenzierungen von Geräten (Clients) im laufenden Vollzug, insbesondere iZm der erforderlichen Berücksichtigung von Zu- und Abgängen insbes. von ExekutivbeamtInnen. Im Jahr 2020 war die Beschaffung von zusätzlich benötigter Ausstattung aufgrund der Covid-Pandemie erforderlich.


Wirkungsdimensionen

Es wurden keine wesentlichen Auswirkungen in der WFA abgeschätzt bzw. in der Evaluierung festgestellt.

Gesamtbeurteilung

Die erwarteten Wirkungen des Gesamtvorhabens sind: zur Gänze eingetreten.

Das Bundesministerium für Inneres betreibt insbesondere an die Unternehmensprozesse der Exekutive angepasste IKT-Lösungen.
Da der Betrieb mehrerer Systeme dem Grundsatz der sparsamen, wirkungsvollen und zweckmäßigen Verwaltungsführung entgegenstehend würde, werden in diesen Systemen auch die Aufgaben der Sicherheitsverwaltung durchgeführt. Für dieses System wird mehrheitlich auf Produkte der Fa. Microsoft gesetzt.
Im Zuge des Projekts „Mobile Polizei-Kommunikation“ wurden tragbare Geräte für die Exekutive angeschafft. Von diesen können Abfragen in diverse Datenbanken getätigt werden.
Eine Erhöhung der Anzahl dieser Geräte führt unweigerlich zu einer Mehrbelastung des Back-Ends, welches Hardwarekäufe und somit Lizenzkäufe notwendig macht.

Die Exekutive wurde mit speziellen Lizenzen ausgestattet, welche sich von denen der Verwaltung unterscheiden, um die Zugriffe auf Datenbanken und Leitfäden ordnungsgemäß zu lizensieren.
Im Zuge der Evaluierung wurde auch die Lizensierung der Bediensteten der Sicherheitsverwaltung auf Benutzerlizenzen umgestellt, um auch hier der vermehrten Ausstattung mit Diensthandys Rechnung zu tragen.
Das im Enterprise Agreement enthaltene Server & Cloud Enrollement hat die Ausstattung der Serverhardware mit entsprechenden Lizenzen sichergestellt.

Mit dem Enterprise Agreement 2019-2022 wurde im besonderen Maß der Erhöhung der Mobilität Rechnung getragen. Sowohl Exekutivbedienstete als auch Bedienstete der Sicherheitsverwaltung sind nun mit Lizenzen ausgestattet, welche die Verwendung von Smartphones, Tablets sowie Laptops neben einem normalen Büro-Arbeitsplatz ermöglichen.
Das Enterprise Agreement hat die für die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs sowie der Umsetzung der MPK notwendigen Lizenzen beigesteuert und so einen konkreten Beitrag zu einem mobilitätsgesteigertem Exekutivdienst geleistet.

Aktueller Gerätestatus mit 24.2.2022 (entspricht Lizenzen):
iPhones:
Zentralleitung: 3.874
Landespolizeidirektionen: 25.818
Gesamt: 29.692

iPads:
Zentralleitung: 191
Landespolizeidirektionen: 3.019
Gesamt: 3.210

Verbesserungspotentiale

Im Zuge der Durchführung und Evaluierung des Vorhabens sind keine Verbesserungspotentiale ersichtlich geworden.

Weitere Evaluierungen

Es werden keine weiteren Evaluierungen durchgeführt.

Weiterführende Informationen