Abschluss eines Enterprise Agreement mit der Microsoft Österreich GmbH 2016 und 2019

Ursprungsvertrag vom 1.4.2016 bis 31.3.2019:

Für die Nutzung von Softwareprodukten der Fa. Microsoft ist das BM.I im Jahre 2013 einem von der BBG ausverhandelten Konzernvertrag beigetreten, welcher per 31.3.2016 ausläuft. Das gesamte EDV-System BAKS (Büroautomations- und Kommunikationssystem) wird mittels der im EA-Vertrag enthaltenen Softwareprodukte betrieben und ständig weiterentwickelt. Die technischen Konzepte (Active Directory, Sharepoint, SQL Server usw.) und die darauf bereitgestellten Dienste und Anwendungen (Beschaffungsworkflow, GIS Dienste, PAD usw.) können nur auf Basis des Enterprise Agreements (EA) kostengünstig und auf aktuellen Standards betrieben werden.
Der aktuelle EA-Vertrag läuft mit 31.3.2016 aus und wäre zu verlängern.
Die BBG führt ein zweistufiges Vergabeverfahren durch, wobei die erste Stufe bereits abgeschlossen ist.
Es wäre nun von Seiten des BM.I die Einleitung der zweiten Stufe mit der Nennung eines verbindlichen Bedarfes
durchzuführen. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen erfolgt auf Basis des Billigstbieterprinzipes der Zuschlag.

Die Arbeitsplätze des BM.I (BAKS-PC’s, mBAKS-Notebooks, qualifizierte PC’s) sind derzeit zu 100 %
auf Basis einer Devicelizenzierung im EA-Vertrag lizenziert.

Das bedeutet, dass das Gerät nicht aber der Nutzer lizenziert ist. Diese Lizenzierungsvariante ist dort sinnvoll wo ein Gerät durch mehrere Personen genutzt wird bzw. wo Benutzer/innen nur ein Gerät besitzen.

Verwendet ein Nutzer aber mehrere Geräte (BAKS-PC und mBAKS-Notebook, Smartphone) belegt er daher derzeit mehrere vollwertige (teure) Lizenzen im Vertrag. Neben der Devicelizenzierung gibt es auch das Modell der Benutzerlizenzierung.
Dabei wird der Nutzer mit einer Lizenz in den Vertrag aufgenommen, bis zu 5 weitere Geräte und ein Smartphone können dem Nutzer „kostenlos“ (eine Lizenz im Profil Benutzerlizenzierung ist pro Jahr um € 60 inkl. USt teurer als im Profil Devicelizenzierung) zugeordnet werden.
Er belegt daher trotz Betrieb mehrerer Geräte nur eine Lizenz im Vertrag.
Weiters ist es erforderlich Smartphones/Tablets – die auf das BM.I-Netzt zugreifen (synchronisieren) – zu lizenzieren.
Diese Geräte sollen im neuen EA-Vertrag ebenfalls im Zuge der „Benutzerlizenzierung“ lizenziert werden.
Mit Vertragsabschluss sollen vorerst 1.000 Devicelizenzen in Benutzerlizenzen „umgewandelt“ werden und als „Mischvariante“ (Profil 1 = Devicelizenzierung, Profil 2 = Benutzerlizenzierung) im EA-Vertrag
betrieben werden.
Es entsteht damit allerdings auch ein administrativer Aufwand, da die bisher „anonymen“ 1.000 Devicelizenzen an Benutzer geknüpft werden müssen um z. B. eine Zuteilung weiterer Geräte vornehmen
zu können. In einem neuen Vertrag müssen die Lizenzen daher laufend administriert werden damit ein
Lizenzmanagement im BM.I eingeführt und betrieben werden kann.
Es muss in Zukunft ersichtlich sein ob sich Geräte/Nutzer im Profil 1 oder im Profil 2 befinden damit in Zukunft die Vorteile der neuen Lizenzierungsmodelle genutzt und Planungs- und Beschaffungsvorgänge effektiv und kostengünstig abgewickelt werden können.
Es ist geplant, nach Verarbeitung der 1.000 Lizenzen (Nutzer müssen benannt und in das Profil 2 verschoben werden) entsprechend dem techn. Entwicklungsstand im BM.I (z. B. Status der Smartphones, MDM-Ausstattung) weitere Devicelizenzen in Benutzerlizenzen umzuwandeln.

Der gegenüber dem derzeitigen Vertrag erhöhte Budgetbedarf ergibt sich aus der Mehrausstattung (insbesondere auf Grund der Flüchtlingsproblematik) und einer generellen Preissteigerung bei den Produkten.

Ziel ist damit die IT-Ausstattung des BM.I vertragskonform und kostengünstig zu lizenzieren und eine Unterlizenzierung langfristig zu vermeiden.

Neuvertrag 1.4.2019 bis 31.3.2022

Der bestehende Vertrag läuft mit 31.3.2019 aus, weshalb eine Verlängerung des bestehenden Enterprise Agreements mit einer Laufzeit von 1.4.2019 bis 31.3.2022 beabsichtigt wird um damit die IT-Ausstattung des BM.I weiterhin vertragskonform lizenzieren zu können.

Es handelt sich dabei um eine Verlängerung des bestehenden Vertrages aus dem Jahr 2016, damit die Weiterführung der Anwendungen weiterhin gewährleistet bleibt.

Folgende Faktoren führen zu der Preissteigerung gegenüber dem Jahr 2016:

Die Anzahl der zu lizenzierenden Geräte im Clientbereich ist von zuvor 17.985 Geräte- und 1.000 Benutzerlizenzen (Lizensierung von Mehrfachausstattung), insg. 18.985, auf nunmehr 17.314 sowie 3.090, insg. 20.404, gestiegen. Dies entspricht einer Steigerung von knapp 8 %, was ca. EUR 0,5 Mio. mehr kostet. Weiters wurden von der Fa. Microsoft im November 2018 die Clientpreise um knapp 8 % erhöht, was weitere Mehrkosten von gut EUR 0,5 Mio. pro Jahr verursacht.
Zusätzlich in Verwendung stehende Softwareprodukte (Visio, Project, etc.) kosten rd. EUR 60.000.

Im Serverbereich gibt es nur einen geringfügigen Zuwachs, aufgrund der Preissteigerung durch die Fa. Microsoft von mehr als 14 % ergeben sich Mehrkosten von ca. EUR 140.000.

Die sog. EDU-Lizenzen zur Lizenzierung der SIAK werden ebenfalls in den Neuabschluss des Enterprise Agreements aufgenommen und kosten EUR 250.000.