"ELAK neu" – vom elektronischen zum digitalen Akt

Beschreibung des Ziels

Im Regierungsprogramm wird darauf hingewiesen, dass die Digitalisierung der Verwaltung zu einem besseren Service und mehr Interaktion mit Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen führen soll. Behördengänge und Kommunikation sollen durchgehend digital erledigt werden können; Verwaltungsprozesse sollen dadurch benutzerzentriert und kundenfreundlicher gestaltet werden.
Um diese Digitalisierung auf der Seite der Verwaltung zu erreichen, soll der vorhandene EiB mit den aktuellen technologischen Möglichkeiten zu einem einheitlichen, modernen Arbeitshilfsmittel weiterentwickelt werden.
Dazu ist es notwendig die Funktionalität nicht mehr am Papierprozess zu orientieren, sondern diese digital zu ermöglichen. Durch die Digitalisierung wird die Verwaltung serviceorientierter, der Zugang zu Informationen vereinfacht und Behördenwege finden digital statt. Der Einsatz auf mobilen Endgeräten, die Unterstützung der Benutzerinnen und Benutzer bei ihren Tätigkeiten durch Einsatz der „Künstlichen Intelligenz“ (KI) sowie die Automatisierung von Standardabläufen soll fixer Bestandteil der Weiterentwicklung sein. Dabei sollen aber immer der Nutzen und die Praktikabilität sowie die Benutzerfreundlichkeit im Fokus stehen. Mit dem „ELAK neu“ wird durch den Einsatz der neu implementierten digitalen Funktionen die Möglichkeit geschaffen, das durch den vermehrten Abgang an Personalressourcen im System vorhanden gebliebene Wissen neu zu erschließen und wieder zur Verfügung zu stellen. Dies sind sowohl funktionale als auch organisatorische Möglichkeiten. Das Ausrollen auf alle Bereiche der Bundesverwaltung soll das Wissensmanagement sowie die Zusammenarbeit unterstützen. Der „ELAK neu“ muss auch die neuen mobilen Arbeitsformen und -weisen – wie z.B. Genehmigen auf dem Smartphone, Zugriff auf Akten, Sitzungsunterlagen und -ergebnisse, usw. – zeit- und ortsunabhängig entsprechend unterstützen. Eine vereinfachte Begrifflichkeit und einfache Bedienung sollen es ohne Einschulung ermöglichen, das System zu nutzen.

Kennzahlen und Meilensteine des Ziels

Meilenstein 1: Unterstützung bei Geschäftsprozessen durch Modernisierungen und Anpassungen in der Bedienführung und KI

Ausgangszustand 2018:

Der EiB wurde Ende der neunziger Jahre entwickelt und stellt auf eine elektronische Abbildung des Papieraktenwesens ab. Damit gab es geringe Verbesserungen in der Prozessabwicklung (z.B. parallele Prozesse) und der Weitergabe (elektronisch statt manuell durch Botinnen und Boten) aber nicht in der grundsätzlichen Arbeitsmethodik. Der EiB wird von ca. 12.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Bundesverwaltung verwendet.

Zielzustand 2023:

Der "ELAK neu" unterstützt die digitale Transformation und ermöglicht so neue Arbeitsformen. Technologien wie "Künstliche Intelligenz" unterstützen Benutzerinnen und Benutzer bei der Suche und Aufbereitung der Inhalte. Automatisation ist überall dort angewandt, wo sie zweckmäßig und sinnvoll ist. Aufgrund der Bundeslizenz kann die Nutzung auf beliebige weitere Organisationen der Bundesverwaltung ausgedehnt werden, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.

Istzustand 2023:

Der ELAK hat derzeit 16.000 Benutzerinnen und Benutzer sowie ca. 40 teilnehmende Organisationen. Im Zusammenhang mit Suche, Recherche und Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender in der Abwicklung der Geschäftsprozesse wurden Modernisierungen in der grafischen Benutzeroberfläche (GUI), in der Bedienungsführung sowie in der Modernisierung der Begriffswelt eingeführt. Für die Zwecke der Bearbeitung von Anträgen gem. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden Hilfsmittel angewendet, die im Stande sind, künftige Anforderungen hinsichtlich Informationsfreiheitsgesetz (IFG) zeitnahe umzusetzen. In diesem Zusammenhang bildet die Künstliche Intelligenz (KI) auch einen wesentlichen Bestandteil der Überlegungen. Bisherige Umsetzungen betreffend Künstliche Intelligenz (KI) wurden mit im ELAK (der eGov-Suite, innerhalb der Bundeslizenz) bereits vorhandenen KI-Elementen (z. B. Verbesserung der Volltextsuche, zeitnahe automatisierte Indizierung) durchgeführt. Diese haben keine zusätzlichen Kosten verursacht, unterstützen aber bereits die Benutzerinnen und Benutzer bei der Suche und Aufbereitung der Inhalte. Angesichts der kontroversiellen Diskussion dieses Themas, insbesondere auch die Sicherheitsproblematik betreffend, wurden Investitionen in externe KI-Tools (ChatGPT) noch hintangehalten.

Datenquelle:
Projektdokumentation, Benutzer- und Organisationshandbücher, Softwareproduktinformation

Zielerreichungsgrad des Meilensteins:

zur Gänze erreicht

Beschreibung des Ziels

In der digitalen Transformation ist die Geschwindigkeit bei der Abwicklung von Prozessen sowie der Zugang zu relevanten Informationen von essentieller Bedeutung. Daher soll der „ELAK neu“ diese Möglichkeiten umfassend unterstützen und eine über die Organisationsgrenzen hinausgehende Plattform für die formelle Kommunikation sicherstellen. Durch den Einsatz eines gemeinsamen „ELAK neu“ werden Prozesse ohne digitalem Medienbruch (z.B. Export aus dem „ELAK neu“-System und Import in ein anderes ELAK-System einer anderen Organisation) ausgeführt, der Austausch von formellen Informationen und der Zugriff darauf erfolgt für Benutzerinnen und Benutzer ohne technische Systemgrenzen, geregelt durch ein allgemein gültiges Rechtesystem (Zugriff auf Akten und Dokumente nur im Rahmen der definierten und zugewiesenen Rechte). Durch das im E-GovG mit 1.1.2020 in Kraft gesetzte Recht haben Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ein Recht auf elektronische Kommunikation. Aus diesem Grund ist die Bundesverwaltung gefordert, effiziente organisatorische und digitale Prozesse sicher zu stellen. Zur Effizienzsteigerung sollen ressortübergreifende Prozessmodelle zur Anwendung kommen, um so auch in der organisatorischen Abwicklung Konsolidierungseffekte nutzen zu können.

Kennzahlen und Meilensteine des Ziels

Meilenstein 1: Zurverfügungstellung eines einheitlichen Aktenverwaltungssystems inklusive standardisierter Werkzeuge und Prozessmodelle

Ausgangszustand 2018:

Der EiB orientiert sich an den organisatorischen Strukturen und lässt zwar Prozesse zwischen den Ressorts zu, fokussiert aber nach wie vor auf eine organisationsorientierte Bündelung von Informationen und elektronischen Akten. Ein offener Zugang im Sinne der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit und ressortübergreifender Prozessmodelle ist nicht umgesetzt.

Zielzustand 2023:

Der "ELAK neu" kann als einheitliches Aktenverwaltungssystem als übergreifende Plattform für alle Organisationen des Bundes eingesetzt werden und bietet den Benutzerinnen und Benutzern einen breiten Zugang zu formeller Zusammenarbeit und Kommunikation. Prozessmodelle sind für alle teilnehmenden Organisationen standardisiert und nutzbar. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mithilfe des Systems Informationen teilen bzw. auf gemeinsame Ablagebereiche zugreifen.

Istzustand 2023:

Der ELAK steht allen Organisationen des Bundes, die teilnehmen möchten, zur Verfügung. Er wird von 40 Organisationen des Bundes und von 16.000 Benutzerinnen und Benutzern genutzt. Über den ELAK können über die Geschäftsfallbearbeitung formelle Prozesse abgewickelt werden und über die "Teamrooms" kann informell zusammengearbeitet werden und diese stehen als gemeinsamer Ablagebereich zur Verfügung. Für Teamrooms können im Bedarfsfall auch externe Personen einzeln berechtigt werden. Die Teamrooms wurden funktional aufgewertet und als zentrales Architekturelement eingeführt. Teamrooms bestehen weiterhin - wie gehabt - als möglicher gemeinsamer Ablagebereich, jedoch stellen sie ebenso die Grundlage für die gesamte informelle Zusammenarbeitsstruktur mit eigenen Rechten und Daten für einen bestimmten Arbeitsbereich des ELAK dar. Es herrscht eine strikte Trennung zwischen Geschäftsfallbearbeitung und informeller Zusammenarbeit. Es stehen allen teilnehmenden Organisationen standardisierte Prozessmodelle zur Verfügung, die individuell angepasst werden können.

Datenquelle:
Benutzerhandbuch, Projektdokumentation, Softwareproduktinformation

Zielerreichungsgrad des Meilensteins:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Benutzerinnen und Benutzer werden mit Hilfe des „ELAK neu“ Dashboards (Zusammenfassung der Aktivitäten bzw. Aufgaben die von den jeweiligen Benutzerinnen und den jeweiligen Benutzern zu erfüllen sind, vergleichbar mit dem bisherigen Arbeitsvorrat in erweiterter und auch für mobile Geräte geeigneter Form) über Tätigkeiten und Termine informiert. Aufgrund seiner übersichtlichen Gestaltung ist die Nutzung auf mobilen Devices (Endgeräten) problemlos möglich. Einfache Auswertungen bezüglich Fälligkeiten, Rückständen usw. können einfach abgerufen werden.
Bei vollständiger Umsetzung des Projekts ist es für die Benutzerinnen und Benutzer möglich zu erledigende Tätigkeiten zusammenzufassen, zu priorisieren und auch terminliche Zuordnungen vorzunehmen.
Zusätzlich bekommen die Anwenderinnen und Anwender eine Möglichkeit das Dashboard ihren Anforderungen entsprechend zu gestalten. Das System stellt unterschiedliche Widgets zur Verfügung, das sind unterschiedliche, individuell festlegbare Komponenten für die eigene Benutzeroberfläche (z.B. Fristen, Arbeitsvorrat, Terminkalender), die von den Benutzerinnen und Benutzern ausgewählt werden können.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Benutzerinnen und Benutzer sollen durch Funktionen des Systems bei ihren Tätigkeiten durch Einsatz der „Künstlichen Intelligenz“ (KI) besser unterstützt werden. Das bedeutet, dass mit Hilfe des Systems versucht wird den Anwenderinnen und Anwendern für nicht-eindeutige oder unklare Aktivitäten in den einzelnen Themenbereichen Hilfestellungen für die weitere Bearbeitung anzubieten.
Es liefert Vorschläge, die in vielen Fällen einfach übernommen oder nur leicht adaptiert werden können.
Viele Aufgaben im Büroalltag gestalten sich als sehr komplexe vielseitige Tätigkeit, (die sich in vielen Bereichen nicht ständig wiederholen). Um diese Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können, benötigen die Benutzerinnen und Benutzern ein hohes Wissenspotenzial.
Dieses liegt bis dato in Form von umfangreichen Dokumentationen und Handbüchern vor, welche durch die KI interaktiv erschlossen werden müssen. Dies soll zu erhöhter Qualität der Benutzerinteraktionen in kürzerer Zeit führen.
Im „ELAK neu“ kann das System durch Verwendung von Metadaten-Extrahierung und -Kategorisierung, sowie Zuordnung und Verarbeitung dieser Daten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen. Fallweise werden diese KI-Funktionen Ähnlichkeiten mit bereits fertiggestellten Arbeiten feststellen und Vorschläge anzeigen. Durch die Lernfähigkeit des Systems werden diese Routinen automatisch laufend verbessert. Metadaten sind in diesem Zusammenhang wiederkehrende, strukturierte und kategorisierbare Informationen wie z.B. Adressinformationen, Datum, Autorin und Autor, u.dgl.m.
Die Erweiterung und Adaptierung der Suchfunktionen im „ELAK neu“ vermindert die Komplexität der Abfragetätigkeiten und liefert den Benutzerinnen und Benutzern ein besseres, genaueres und schnelleres Abfrageergebnis.
Benötigen Benutzerinnen und Benutzer eine Hilfestellung bei der Erstellung von Standardaufgaben, steht diesen dabei ein virtueller technischer Assistent zur Verfügung. Ähnlich wie bei der Installation von Softwareprodukten werden Anwenderinnen und Anwender in der jeweiligen Tätigkeit unterstützt und zu dem entsprechenden Ergebnis geführt.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Wissen ist eines der wichtigsten Güter in der Informationsgesellschaft. Daher ist die Sicherung, Dokumentation und Weitergabe von Wissen ein Überlebensfaktor eines komplexen Systems wie dem „ELAK neu“. Dazu gehören aber nicht nur Werkzeuge, sondern noch entscheidender sind soziale, kulturelle und organisatorische Umgebungsbedingungen.
Jede am ELAK teilnehmende Organisation, oftmals jede einzelne Organisationseinheit, verfolgt in diesem Punkt seine eigenen Vorstellungen. Einheitliche Vorgehensweisen sind derzeit nicht existent. Das von der Bundesregierung gewünschte einheitliche Auftreten Österreichs ist somit nicht gegeben. Ein Wissensverlust ist wegen der prognostizierten personellen Abgänge in den nächsten Jahren vorprogrammiert. Die Informationstechnologie lässt die Welt kleiner werden, darum ist es im „ELAK neu“ auch nötig, dass die österreichischen Bundesbehörden ein gemeinsames Ziel verfolgen und zu einem einheitlichen Gefüge „Österreich(.gv.at)“ zusammenwachsen.
Durch Vereinheitlichung wird im System
– eine Übersichtlichkeit geschaffen,
– eine klare Sprache definiert,
– ein eindeutiger Weg, in dem Prozesse aufgebaut werden, festgelegt.
Diese drei Punkte erhöhen die Akzeptanz bei den Benutzerinnen und Benutzern, erleichtern die Wartbarkeit und führen zu schnelleren Fortschritten in der Entwicklungsarbeit (Wartung und Weiterentwicklung).
Trotz einheitlicher Büroordnung gibt es derzeit, in unterschiedlichen im EiB beteiligten Organisationen unterschiedliche Arbeitsweisen. Dadurch war es notwendig, mandantenspezifische Einstellungen an die jeweiligen Organisationen anzupassen. Dies führte in vielen Fällen dazu, dass das System unterschiedliche Funktionen aufweist. Unterschiedliche Möglichkeiten zur Zielerreichung führen zu einer gewissen Fehleranfälligkeit, wenn zum Beispiel Felder nicht ausgefüllt, Prozesse falsch hinterlegt werden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in falschen Rollen (die sie z.B. aufgrund von Reorganisationen oder bei Mehrfachzuteilungen weiterhin zugewiesen haben) ihre Arbeit verrichten.
Darum ist mit der Umsetzung des „ELAK neu“ nicht nur eine Erneuerung des Systems geplant, sondern auch die Angleichung der Arbeitsweisen innerhalb der Bundesministerien und ihren nachgeordneten Dienststellen. Sowohl die Erfüllung der Aufgaben als auch die Systemeinstellungen der Programme sind auf demselben Stand. Anwenderinnen und Anwender müssen nur noch einmal eingeschult werden und können sich bei einem Arbeitsplatzwechsel voll und ganz ihren neuen Tätigkeiten widmen.
Die Mobilität gewinnt in der Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung, der Trend geht immer weiter in Richtung mobile Geräte. Diese ermöglichen eine neue Arbeitsweise und flexiblere Arbeitszeiten.
Derzeit ist die Mobilität auf Notebooks beschränkt, da kein sinnvolles Arbeiten mit anderen mobilen Geräten möglich ist.
Der „ELAK neu“ bietet, je nach Größe des mobilen Geräts, den Benutzerinnen und Benutzern eine entsprechende Möglichkeit zur Bearbeitung von Dokumenten in dem System an.
Immer noch befindet sich in vielen Fällen am Anfang und am Ende des Systems ein Medienbruch (z.B. Antrag kommt per Post und muss digital erfasst werden). Dieser wird durch den verbreiteten Einsatz von E-Government-Lösungen zwar immer weniger spürbar, dennoch sind für die Verarbeitung von Papierpost, Massendaten u.ä. eigene Abteilungen und Schnittstellen erforderlich. In diesem Zusammenhang wird auf die Forcierung der elektronischen Kommunikation zwischen der Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung mit dem Ausbau der elektronischen Zustellung (Novelle des Zustellgesetzes) hingewiesen.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Durch die Nutzung bestehender Register werden Aufwände in der Datenhaltung und in der Wartung reduziert. Dort, wo im Amtsverfahren Registerabfragen erforderlich sind, können diese eingebunden werden, ggf. auch automatisiert erfolgen.
Die Idee des Once-Only-Prinzips („Once-Only steht für die einmalige Bereitstellung und Erfassung von Daten – Unternehmen übermitteln sämtliche Daten nur einmal an eine Behörde und diese ergreift ihrerseits Maßnahmen zum internen Austausch dieser Daten“) soll auch im „ELAK neu“ ihren Ankerpunkt finden: Allgemein zugängliche Daten von antragstellenden Verfahrensparteien usw., die bereits in der Verwaltung bekannt sind und keinen Nutzungsbeschränkungen unterliegen, sollen direkt abgefragt und eingebunden werden können und müssen nicht erst im Dialog mit den Beteiligten geklärt werden. In diesem Zusammenhang wird auf die Forcierung der Datenwiederverwendung im Sinne des Once-Only-Prinzips hingewiesen.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht