Bündelung: Pilotierung des Once Only-Prinzips - Reduktion Informationsverpflichtungen für Unternehmen bzw. Bürgerinnen und Bürger

Beschreibung des Ziels

Aufbau einer automationsgestützten Datenlandkarte der Informationsverpflichtungen, der dazugehörigen Datenfelder, der in den Behörden verspeicherten Daten sowie Beginn der bundesweiten Befüllung der entsprechenden Informationen in Zusammenarbeit mit den Ressorts. Dabei werden im Rahmen einer Pilotierungsphase auf Ebene einzelner Anwendungsfälle Doppel- und Mehrfachmeldungen von Unternehmen an die Behörden erkannt, Entlastungspotentiale festgestellt und in der Folge umgesetzt. Eine Entlastung der Unternehmen kann dabei auf mehreren Wegen erreicht werden, wie durch eine Reduktion von Stammdaten, Anhängen und Datenfeldern in den Formularen, durch eine Senkung der Intervalle der Meldungen, durch das Tell Us Once-Prinzip (Das Prinzip, dass Daten nur an einer Stelle gemeldet werden, die Behörden ihrerseits verteilen die Informationen an die zuständigen Stellen) oder durch Eliminierung von obsoleten Informationsverpflichtungen.

Erreicht wird dies durch die Schaffung einer entsprechenden gesetzlichen Grundlage sowie durch die Umsetzung von systematischen Reduktionen und Impulsprojekten im Rahmen der Pilotierungsphase. Die Pilotierung dient der Vorbereitung eines nachgelagerten Vorhabens zur strukturellen Entlastung der Unternehmen.

Kennzahlen und Meilensteine des Ziels

Datenquelle: Projektdokumentationen, interne Evaluierung

Beschreibung des Ziels

Auf Grundlage der automationsgestützten Datenlandkarte werden im Rahmen einer Pilotierung des zu etablierenden Once Only-Prozesses die bei den Behörden verspeicherten Daten auf Ebene einzelner Anwendungsfälle analysiert sowie Entlastungspotentiale festgestellt und in der Folge umgesetzt werden. So wie Unternehmen von Doppel- und Mehrfachmeldungen betroffen sind, haben auch die Behörden durch das Einholen von Doppel- und Mehrfachmeldungen Mehraufwendungen. Das Ziel ist es, die Behörden durch effizientere Meldeprozesse, Verringerung von Mehrfachbearbeitungen, einer Erhöhung der Datenqualität sowie durch die damit verbundene Reduktion von Fehlbearbeitungen zu entlasten.

Erreicht wird dies durch die Schaffung einer entsprechenden gesetzlichen Grundlage sowie durch die Umsetzung von systematischen Reduktionen und Impulsprojekten im Rahmen der Pilotierungsphase. Die Pilotierung dient der Vorbereitung eines nachgelagerten Vorhabens zur strukturellen Entlastung der Behörden.

Kennzahlen und Meilensteine des Ziels

Meilenstein 1: Jährliche Entlastung der Behörden durch Reduktion der Informationsverpflichtungen (am Beispiel Gewerbeanmeldung)

Ausgangszustand 2018:

5.700 Informationsverpflichtungen müssen die Behörden von Unternehmen einheben, verarbeiten und überwiegend verspeichern. Oftmals werden in diesem Zuge Daten mehrfach abgefragt.

Zielzustand 2023:

Für die Behörden wurde eine deutliche Entlastung erreicht. Durch die Umsetzung der Datenlandkarte, der systematischen Reduktionen (Stammdaten und Anhänge) sowie durch die Umsetzung von Impulsprojekten und der Kommunikationsinfrastruktur wurde die Bürokratie deutlich gesenkt. Die Behörden profitieren von der Zurverfügungstellung der für die Meldeprozesse notwendigen Daten der Unternehmen, durch eine einheitliche Kommunikationsinfrastruktur. Dies führt dazu, dass Behörden bereits in anderen Registern vorhandene Daten abfragen und verarbeiten können. Auch der Zugang zu den Daten hat sich verbessert und die Qualität der Daten hat sich erhöht. Der Zielzustand kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht quantifiziert werden, wird allerdings am Ende der Pilotierungsphase und nach Vorliegen der initial befüllten Datenlandkarte vorgenommen.

Istzustand 2023:

Im Rahmen von Gewerbeanmeldungen erfolgt statt einer manuellen Registerprüfung eine automatisierte Registerprüfung. Dadurch reduzieren sich die Aufwände seitens der Behörden pro Fall um durchschnittlich 15 Minuten. Dadurch wird der Gewerbeanmeldungsprozess verkürzt, wodurch die Unternehmen durchschnittlich einen Tag früher ihre Tätigkeit aufnehmen können (Produktivitätszuwachs). Bei jährlich durchschnittlich 90.000 Gewerbeanmeldungen ergibt sich eine Einsparung in Höhe von jährlich 22.500 Stunden.

Datenquelle:
Projektdokumentationen, interne Evaluierung

Zielerreichungsgrad des Meilensteins:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Es soll eine automationsgestützte Datenlandkarte der Informationsverpflichtungen, der dazugehörigen Datenfelder und der in den Behörden verspeicherten Daten geschaffen werden und deren bundesweite Befüllung in Zusammenarbeit mit den Ressorts begonnen und vorangetrieben werden. Durch diese bundesweite Detailerhebung der Informationsverpflichtungen bei den Ressorts und durch eine kontinuierliche Ergänzung bzw. Aktualisierung der korrelierenden Datenfelder (Felder, die in Formularen durch die Behörden abgefragt werden) sowie durch Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Aktualität dieser Daten, soll die Grundlage für eine effiziente behördenübergreifende Datenhandhabung (Austausch) zwischen den Behörden und die Ausgangslage für die Umsetzung des Once Only-Prozesses in der österreichischen Verwaltung in einem nachgelagerten Vorhaben geschaffen werden.

Im Zuge dessen sollen führende Datenquellen (Register bzw. Behördenanwendungen) definiert werden, denen im Rahmen der Umsetzung des Once Only-Prozesses in einem nachgelagerten Vorhaben das alleinige Recht zur Erhebung einer bestimmten Information beim Unternehmen zukommen sollen, die derzeit doppelt oder mehrfach von Unternehmen erhoben werden, wobei diese zeitgleich auch dazu verpflichtet sein sollen, die jeweilige Information im Einklang mit den Gesetzen all jenen Behörden zur Verfügung zu stellen, die sie für die Erfüllung ihrer hoheitlichen Tätigkeit benötigen.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

teilweise erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Die Datenlandkarte und die darin enthaltenen Datenkataloge müssen, um diese auch in Zukunft bestimmungsgemäß weiterverwenden zu können, kontinuierlich am aktuellen Stand gehalten werden. Hierfür bedarf es einer entsprechenden legistischen Grundlage, die vom BMDW erarbeitet wird.

Diese beinhaltet jedenfalls auch die für die erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens essentiellen Prinzipien, wie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Datenaustauschs, das Prinzip der führenden Datenquellen, das Need to Know-Prinzip (Das Prinzip, dass nur jene Informationen übermittelt werden, die von einer Behörde auch tatsächlich benötigt werden, anstatt eines vollen Datensatzes) sowie das Tell Us Once-Prinzip. Zusätzlich wird hiermit die Grundlage für den einheitlichen und effizienten Datenaustausch über eine zentrale Kommunikationsinfrastruktur geschaffen.

Die für die anwendungsfallbasierte Entlastung der Unternehmen und Behörden im Rahmen der Pilotierungsphase erforderlichen gesetzlichen Grundlagen sind von den jeweils für die betroffenen Informationsverpflichtungen zuständigen Ressorts zu schaffen. Die Auswahl der Pilotierungsanwendungsfälle und die Schlussfolgerung auf die dadurch betroffenen Ressorts wird im Q4 2019 getroffen. Die betroffenen Ressorts werden zeitnahe nach der Auswahl in Gespräche eingebunden.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Um einen einheitlichen und effizienten Datenaustausch zwischen den Behörden zu gewährleisten, wird eine einheitliche Kommunikationsinfrastruktur geschaffen. Über diese sollen die Behörden Daten im Einklang mit den Gesetzen beziehen und auch verteilen können.

Im Rahmen der Pilotierungsphase soll diese Kommunikationsinfrastruktur vorrangig für die systematische Reduktion sowie für die Umsetzung der Impulsprojekte zum Einsatz gelangen. Die Perspektive im nachgelagerten Vorhaben zur Umsetzung des Once Only-Prozesses ist der bundesweite effiziente und einheitliche Datenaustausch über die Kommunikationsinfrastruktur.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Auf Basis der automationsgestützten Datenlandkarte werden kontinuierlich doppelt bzw. mehrfach von Unternehmen gemeldete bzw. von Behörden erhobene Daten identifiziert. Die Analyseergebnisse dienen im Rahmen der Pilotierungsphase als Ausgangspunkt für erste Maßnahmen zur systematischen Reduktion, bei der Formulare des Bundes im Sinne des Once Only-Prinzips einer Überprüfung unterzogen und bei entsprechendem Optimierungspotential Entlastungsmaßnahmen durch die Reduktion erhobener Datenfelder bzw. Anhänge umgesetzt werden sollen. Im Rahmen der Pilotierungsphase liegt der Fokus der Maßnahme auf den Stammdaten und Anhängen, die bereits in bestehenden österreichischen Registern geführt werden. Diese sollen von den Behörden über die Kommunikationsinfrastruktur bezogen werden können, wodurch die entsprechenden Angaben in den jeweiligen Formularen der jeweiligen Behörden entfallen können.

Im Rahmen eines nachgelagerten Folgevorhabens soll die Maßnahme auf eine umfassende bundesweite systematische Reduktion erweitert werden.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Aufbauend auf den Ergebnissen der Datenlandkarte werden doppelt bzw. mehrfach von Unternehmen gemeldete bzw. von Behörden erhobene Daten auf Basis von Unternehmenssituationen (das sind oftmals behördenübergreifende Meldeverpflichtungen mit denen ein Unternehmen im Laufe seiner Lebensdauer konfrontiert ist) identifiziert. Dies dient als Ausgangspunkt für Verwaltungskosten senkende Initiativen, die im Rahmen des Once Only-Projekts vom BMDW angestoßen und koordiniert werden.

Diese Verwaltungskosten senkenden Initiativen werden jeweils pro Themengebiet bzw. Unternehmenssituation umgesetzt werden, wobei neben legistischen auch bloß behördeninterne organisatorische Maßnahmen zur Entlastung denkbar sind. Forciert wird die Entwicklung von sog. One Stop Shops oder No Stop Shops. Die im Zuge des Projektes konzipierte Kommunikationsinfrastruktur ermöglicht eine Umsetzung auf Behördenplattformen wie z.B. usp.gv.at und oesterreich.gv.at. Damit der Verwaltungsplattform usp.gv.at eine im Unternehmensumfeld bereits etablierte eGovernment-Lösung gegeben ist, sollen im Rahmen der Pilotierungsphase initiale Umsetzungen auf dieser Plattform erfolgen.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht

Beschreibung der Ziel-Maßnahme

Um einen einheitlichen und effizienten Datenaustausch zwischen den Behörden zu gewährleisten, wird eine einheitliche Kommunikationsinfrastruktur geschaffen. Über diese sollen die Behörden Daten im Einklang mit den Gesetzen beziehen und auch verteilen können. Dazu wird auch eine standardisierte Schnittstelle geschaffen, mit der unter der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, bundesweit einheitlich Daten ausgetauscht werden können.

Zielerreichungsgrad der Ziel-Maßnahme:

zur Gänze erreicht